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Eine Registrierkasse ist ein auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen spezialisiertes Datenerfassungsgerät. Sie dient zur Abrechnung von Bargeldumsätzen und zur Erstellung von Belegen. Registrierkassen sind im Gegensatz zu PC-Kassen in Hard- und Software geschlossene Systeme.
Inhaltsverzeichnis |
Die Registrierkasse wurde im Jahr 1879 von dem Lokalbesitzer James Ritty in Dayton, Ohio, USA erfunden, um den Diebstahl durch sein Personal zu verringern. Der Kern der Erfindung war die Bargeldschublade, die sich nur zum festgelegten Zeitpunkt mit dem für die Registrierkasse typisch gewordenen Klingelgeräusch öffnete.
Ritty erhielt 1883 zusammen mit John Birch das Patent darauf. Seine neu gegründete Firma zur Herstellung von Registrierkassen wurde 1884 von John H. Patterson gekauft, der sie in National Cash Register Company (heute: NCR Corporation) umbenannte. NCR wurde sehr rasch in den USA zum Marktführer und vertrieb das Erfolgsprodukt Registrierkasse bald auch weltweit.
Obgleich es verschiedenste Varianten und Ausstattungen von Registrierkassen im weiteren Sinne des Wortes gibt, sind die folgenden Grundlagen allen gemein.
Der Vorgang an der Kasse besteht aus zwei Phasen, dem Registriervorgang und dem Kassiervorgang.
Im Registriervorgang erfasst der Kassierer die Sollposition des Kassiervorgangs. Dabei werden je nach technischer Begebenheit die Einzelpreise der zu registrierenden Kassierobjekte (z. B. Waren, Dienstleistungen, Eintrittsgebühr etc.) registriert, oder aber ein Identifikationsmerkmal des Kassierobjektes. In aktuellen Kassensystemen werden im Handel und in der Gastronomie meist Artikelnummern manuell erfasst, Festtasten auf der Kassentastatur oder dem Touchscreen betätigt oder ein Barcode (z. B. EAN-Code) wird zum Erfassen des Kassierobjektes gescannt.
Nach Abschluss des Registriervorgangs, i. d. R. durch Betätigung der Zwischensummentaste, hat die Registrierkasse für den Kassiervorgang die Sollposition ermittelt, die zu zahlen ist und zeigt diese an. Der Kassierer erfasst den gezahlten Betrag in der Kasse, womit sich unter Missachtung menschlicher und technischer Kassierfehler, die Sollposition der gelieferten Kassierobjekte und die Ist-Position der Bezahlung für den Moment in der Kasse ausgleichen.
Alle Kassen weisen bei Überzahlung die Höhe des Wechselgeldes aus. Das Rückgeldzahlungsmittel entspricht dabei nicht zwangsweise dem verwendeten Zahlungsmittel. So wird z. B. bei Wertgutscheinen bei einer Überzahlung regelmäßig in bar zurückgegeben, sofern ein solcher Vorgang nicht vom Herausgeber des Wertgutscheins bzw. von der Akzeptanzstelle ausgeschlossen ist.
Alle Registrierkassen verfügen über ein oder mehrere Human Interface Device (Tastatur, Scanner, Touchscreen) zur Eingabe der Informationen. Außerdem verfügen Sie über mindestens einen internen oder externen Drucker zum erstellen von Belegen, Berichten, Oderbons, Abholscheinen, Pins und mehr. Eine Anzeige für den Kassierer ist unerlässlich, eine weitere Anzeige für den Kunden sinnvoll und üblich. Ein oder mehrere Kassenschubladen sind - außer in der Gastronomie - elementar. In der Service-Gastronomie landet das Geld in der Kellnergeldbörse. Weitere mögliche Peripherie sind Kundendisplay, Waagen, Geldscheinprüfgeräte, Kredit-, Debit-, Kundenkarten-Lesegeräte, Kellnerschlösser, Akkus zum netzunabhängigem Betrieb, Internetrouter zur Fernwartung, und seit neuestem "Fiskaltaxameter".
Für die Beurteilung der Ordnungsmäßigkeit einer Kassenbuchführung gelten folgene Grundlagen:
Zur Bedienung der Kassen setzen sich Touchscreens immer weiter durch, da diese wesentlich flexibler sind als fest beschriftete Tastaturen. Speziell in der Gastronomie wächst der Anteil der tragbaren Kassenterminals, die per Funk mit den stationären Kassen kommunizieren, sehr deutlich. Dabei gibt es Systeme im 2,4 GHz (WLAN) und im 433 MHz Band.
Seit Jahren wird das sog. „Self-Scanning“ propagiert, mit dem der Kunde den Kassiervorgang ohne die Hilfe eines Kassierers selbst abwickeln kann. Sinn und Zweck ist die Personaleinsparung. Self-Scanning-Systeme werden derzeit bei IKEA eingesetzt, ebenfalls in Real-Märkten. Im Zuge der Warenkennzeichnung mit RFID-Chip sind weitreichende Veränderungen zu erwarten.
Es gibt in Deutschland keine rechtliche Verpflichtung, Bareinnahmen mit Hilfe einer Registrierkasse zu verbuchen. Wird keine Registrierkasse eingesetzt, wird dies in Fachkreisen als sog. offene Ladenkasse bezeichnet. In Restaurantbetrieben, in denen Bewirtungsbelege ausgestellt werden, ergibt sich eine faktische Registrierkassenpflicht, weil nach dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 21. Nov. 1994 - BStBl 1994 I S. 855 - eine steuerliche Anerkennung des Bewirtungsbelegs nur bei maschineller Erstellung in einer Registrierkasse oder PC-Kasse erfolgt.
Bei der sog. "offenen Ladenkasse" sind die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung - im Gegensatz zur Kassenführung mit Hilfe einer Registrierkasse / PC-Kasse - mit hohem Aufwand verbunden. Auch hier ist prinzipiell die Aufzeichnung eines jeden einzelnen Handelsgeschäftes mit ausreichender Bezeichnung des Geschäftsvorfalls erforderlich. Zu erfassen sind: Inhalt des Geschäfts Name, Firma und Adresse der Vertragspartnerin / des Vertragspartners
Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung muss nur dann nicht erfüllt werden, soweit nachweislich Waren von geringem Wert an eine unbestimmte Vielzahl nicht bekannter und auch nicht feststellbarer Personen verkaufen. In diesem Fall müssen die Bareinnahmen anhand eines sog. Kassenberichts nachgewiesen werden, in dem sie täglich mit dem Anfangs- und Endbestand der Kasse abgestimmt werden. Für die Anfertigung eines Kassenberichts ist der gesamte geschäftliche Bargeldendbestand einschließlich Hartgeld – unabhängig vom Aufbewahrungsort des Geldes (z. B. Tresorgeld, Handkassen der Kellner, Wechselgeld, Portokasse etc.) - täglich zu zählen. Der Kassenbestand ist sodann rechnerisch um die Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um die Einlagen zu mindern, so dass sich die Einnahme ergibt. Die Entnahmen, Einlagen und Ausgaben sind durch Belege nachzuweisen. Nur ein in solcher Weise erstellter Kassenbericht ist zulässig. Mit Standardsoftware (z. B. Office-Programme) erstellte Tabellen sind nicht manipulationssicher und entsprechen somit nicht den Vorschriften. Am Markt erhältliche Software wird nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn eine nachträgliche Änderung unmöglich bzw. - sofern möglich - mit einem entsprechenden automatisch vom Programm gesetzten Vermerk ersichtlich ist. Darüber hinaus sollten die Ermittlung des Geldbestandes am Ende des Tages durch ein sog. Zählprotokoll nachgeiwesen werden. Rundungen oder Schätzungen sind unzulässig.
Commons: Registrierkasse – Sammlung von Bildern, Videos und Audiodateien
